Hoe zit het nou precies met de vertrouwelijkheid in mediations?
Vertrouwelijkheid is één van de kernaspecten van mediation. Waar partijen in (de aanloop naar) een rechtszaak veelal niet het achterste van hun tong laten zien, is het essentieel voor het slagen van een mediation dat partijen elkaar juist wel een grote mate van openheid van zaken geven. Dat bevordert immers het vertrouwen dat nodig is om dichter bij elkaar te komen en elkaar iets te gunnen.
Partijen die via mediation proberen hun relatie te verbeteren of een geschil op te lossen, doen dat veelal ter voorkoming van een gerechtelijke procedure. Vaak lukt dat. Niet altijd, waarna alsnog de gang naar de rechter wordt gemaakt. Het is dan van groot belang dat hetgeen tijdens de mediation in vertrouwen is gedeeld, vervolgens niet in de rechtszaak open en bloot op tafel komt te liggen.
Hoe is de vertrouwelijkheid van het mediationdossier vastgelegd en welke ruimte bestaat er voor partijen om zich na de mediation te beroepen op stukken uit het mediationdossier?
In het mediationreglement van de Mediatorsfederatie Nederland (‘MfN’) is de geheimhoudingsplicht voor mediations opgenomen. Kort gezegd is het zowel partijen als de (MfN-register)mediator verboden mededelingen te doen over zaken of zich op stukken te beroepen die tijdens de mediation bekend zijn geworden. Daarbij is expliciet vermeld dat dit verbod zich ook uitstrekt tot het doen van mededelingen aan of het zich beroepen op stukken bij rechters of arbiters.
Onder stukken wordt mede verstaan: de mediationovereenkomst, aantekeningen van de mediatior of partijen uit de mediation, verslagen, de overeenkomst waarin partijen de in de mediation gemaakte afspraken hebben vastgelegd (voor zover zij hebben afgesproken dat deze vertrouwelijk blijven) alsmede andere gegevensdragers zoals geluidsbanden, videobanden, foto’s en digitale bestanden in welke vorm dan ook.
Wanneer een partij zich (in een rechtszaak) wil beroepen op mededelingen en/of stukken die onder de geheimhoudingsplicht van de door hen gevoerde mediation vallen, dan zal hij daarvoor de toestemming van de andere partij moeten krijgen.
Voornoemde geheimhoudingsplicht gaat dus behoorlijk ver en vormt een goede waarborg voor de vertrouwelijkheid in mediations. Zo kunnen partijen met een gerust hart open kaart spelen in de mediation, hetgeen de kans dat de mediation succesvol wordt afgerond, aanzienlijk verhoogt.
Let op: het mediationreglement (en het daarin opgenomen geheimhoudingsbeding) van de MfN is enkel van toepassing indien partijen dat reglement op de mediation van toepassing hebben verklaard. MfN‑registermediators zijn te allen tijde verplicht zich te houden aan het mediationreglement. Een goede reden om altijd een MfN-registermediator in te schakelen.
