Hoe zit het ook alweer met kosten en uitgaven van de OR?
De hoofdregel uit de Wet op de ondernemingsraden (WOR) is dat kosten die redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor de vervulling van de taak van de OR, ten laste van de ondernemer komen. Hetzelfde geldt voor kosten die commissies van de OR maken.
Te denken valt aan reis- en verblijfkosten, scholingskosten, kosten voor vakliteratuur, kosten voor het secretariaat, kosten voor het inschakelen van deskundigen en kosten voor het voeren van rechtszaken. Die twee laatste kostenposten komen enkel voor rekening van de ondernemer indien de OR de ondernemer hierover vooraf heeft ingelicht. De gedachte hierachter is dat dit de ondernemer beschermt tegen bovenmatige kosten. Het is maar de vraag in hoeverre dit de ondernemer in de praktijk daadwerkelijk beschermt, aangezien de OR geen toestemming nodig heeft van de ondernemer. Het eenvoudigweg vooraf melden volstaat.
De ondernemer kan met de OR afspreken dat de OR een jaarbudget krijgt. De OR kan dat budget vervolgens naar eigen inzicht besteden. Blijkt het overeengekomen budget niet toereikend, dan komen de extra kosten enkel voor vergoeding in aanmerking indien de ondernemer daarmee instemt. Worden partijen het niet eens over de hoogte van het budget, dan komen alle kosten die redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor de vervulling van de taak van de OR, voor rekening van de ondernemer.
‘Redelijkerwijs noodzakelijke kosten’
Voor alle kosten die de OR maakt geldt dat ze ‘redelijkerwijs noodzakelijk’ moeten zijn voor de vervulling van de taak van de OR. Wat houdt dat in?
Het komt in de praktijk geregeld voor dat de ondernemer en de OR van mening verschillen over wat redelijke kosten zijn. In dat geval geldt de algemene geschillenregeling uit de WOR. De OR of de ondernemer kunnen de kantonrechter vragen een oordeel te vellen over de kosten. Uit de rechtspraak blijkt dat in ieder geval de volgende zaken in aanmerking worden genomen bij de beoordeling van de redelijkheid van de kosten:
- het belang en de aard van de kwestie waarvoor de OR de deskundige inschakelt;
- de hoogte van de kosten die de OR maakt; en
- de financiële draagkracht van de ondernemer.
Hoewel het in de ogen van de ondernemer soms wel lijkt alsof de OR carte blanche heeft bij het maken van kosten, blijkt uit de rechtspraak dat de OR de nodige zorgvuldigheid dient te betrachten bij het maken van kosten. Het onderzoek bij de Nationale Politie bewijst dat maar weer.
De ondernemer die vraagtekens stelt bij of bezwaren heeft tegen kosten die de OR maakt, doet er verstandig aan dit onmiddellijk en goed gemotiveerd aan de OR te melden. Laat de ondernemer onduidelijkheid bestaan over zijn bezwaren, dan komt dat voor zijn risico…. en rekening.
